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会计信息体系结构的发展论文,会计审计论文论文,论文

会计信息体系结构的发展

 「摘要」社会经济发展导致企业管理信息需求发生变化,而技术的创新又为信息系统提供日益先进的实现手段。本文把会计信息系统体系结构的发展划分为部门内信息集成、企业内过程集成、企业间过程集成三个阶段,分别论述了每个阶段的经济特点和管理要求、IT技术发展状况和AIS特点,对如何推进AIS体系结构的进步提出建议。

  「关键词」会计信息系统;体系结构;发展阶段

  本文所指的AIS是指利用信息技术对会计信息、其他业务信息进行采集、存储、分析、报告,支持组织的生产经营决策的软件系统。AIS体系结构包括三个方面的内容:1.AIS的系统平台,就是基于网络平台和通信基础设施的具体情况,而形成的AIS各个组成部分间的分工协作关系。AIS的系统平台已经经历了单机、局域网阶段,基于WEB平台发展起来的AIS正在逐渐走向成熟;2.会计信息采集、存储、处理、传输的步骤、方法,AIS正从被动地依赖各个业务职能部门报告对业务情况汇总反映的财务数据,转向与业务执行系统紧密结合,主动地在业务发生时获取详细信息;3.AIS在整个组织的MIS系统中的位置,AIS正从物理上独立于其他业务职能系统的单独系统,转化为MIS中的一个子系统,它与其他子系统相互渗透,彼此的界限日益模糊。

  AIS的发展变化主要取决于两个因素:经济的发展、技术的发展。经济的发展导致新的业务形式出现、旧的业务形式变化或消失,从而对会计反映和监督的内容提出新的要求,进而要求AIS的内容作相应的改变。技术的发展包括IT技术的发展、管理技术的发展,管理技术的发展要求AIS的设计目标、指导思想发生改变;IT技术的发展为AIS发展提供新的实现手段。综上所述,经济和技术的发展使AIS的设计指导思想、内容、实现手段不断进步。

  根据经济和技术的发展,把AIS的发展划分为三个阶段:部门内的信息集成、企业内的过程集成和企业间的过程集成。

  一、部门内的信息集成

  1.经济特点和管理要求。20世纪70年代以前,产品的生命周期普遍较长,构成产品的技术相对比较简单,市场竞争主要围绕如何提高劳动生产率。企业管理思想以泰勒的“科学管理”理论为代表,在具体操作上以“福特制”为典范。企业管理建立在产品部件化、部件标准化、加工工序规范化的基础上,把工人固定在以一定节奏运动的生产线旁,从事几项简单、熟练的加工操作。企业的组织结构是按照功能来组织的层次结构。

  2.IT技术发展状况。在信息技术发展的初期,计算机价格昂贵,为了充分利用有限的计算能力,采用后台集中批处理方式,不支持联机应用。计算机间通信缺乏有效的技术手段,单机应用是主要方式。

  20世纪70年代末局域网出现,使在一个单位范围内许多计算机能够互联在一起交换信息、共享打印机等硬件设备;而同期出现的数据库技术,使应用程序和数据相互独立。这两项技术的出现,使得不仅同一台计算机上的不同应用程序可以共享数据,而且不同计算机上的应用程序也可以共享数据。微型计算机的快速发展,在提高性能的同时极大地降低了计算机的价格,使得联机应用方式成为主流。

  3.AIS特点

  (1)部门内信息集成。在初期,计算机被应用到个别部门解决局部的计算和管理要求,人们利用计算机来处理工资计算、存取款、库存材料的收发核算等数据处理量大、计算简单且重复次数多的经济业务。1954年10月美国通用电气公司第一次在计算机上计算职工工资,开创了利用电子计算机进行会计数据处理的先河。在这个阶段完整的会计信息系统尚未形成,只有多种相互独立的会计核算程序。一种会计核算程序仅能对应某项会计业务独立完成,没有相互联系。它模拟手工核算方式,代替部分手工劳动,降低劳动强度,提高劳动效率。此时常见的应用模式是单机应用,常用的存储方式是磁带上的依赖于特定应用程序的文件。

  随着微型计算机的大量普及,部门内部越来越多的功能环节开始使用计算机来加速业务处理。当部门内部的计算机应用达到一定程度时,人们开始考虑将部门内的各个计算机应用进行集成,使各个应用程序能够共享数据,这种集成可以称作部门内的信息集成。所谓信息集成,可以用“来源唯一、实时共享”来概括。来源唯一是指:任何数据,由一个部门、一位员工从一个应用程序录入,这样可以减少重复劳动、提高效率、避免差错,明确责任;实时共享是指将数据存入统一的数据库,按一定规则处理,然后对相关人员授权,使他们能实时共享不断变化的信息,高效而且有效地执行业务或做出决策。

  局域网和数据库技术的出现,为部门内的信息集成提供了现实的技术手段。只是到了这个阶段,各种会计核算程序之间实现数据共享,AIS真正形成。会计核算有多项职能,相互之间有联系;会计信息系统也由多个子系统组成,例如账务处理、材料核算、工资核算、固定资产核算、成本核算等,各子系统之间存在着直接或间接的联系,会计报表子系统基于这些核算功能自动生成多种会计报表。

  这个阶段的AIS系统平台有采用文件系统的单机系统、采用文件服务器的局域网系统、采用数据库服务器的局域网系统多种,其中以采用数据库服务器的局域网系统对信息集成的支持程度最好,因而也最受大中型企业的欢迎。

  (2)面向报表输出、事后处理。这个阶段的AIS建立在经典的会计等式:资产=负债+所有者权益基础上。它基于经济事件的财务影响,强调信息的准确性,要求按照特定的规则、在特定的时机、采用特定的方法,记录哪些改变组织的资产、负债或所有者权益构成的业务事件的数据。这个阶段会计信息系统的主要功能是实现会计核算的自动化、会计报表的自动生成,在此基础上向管理者提供财务信息,辅助决策。

  此时的AIS是企业的财会部门专用的信息系统,它在物理上独立于其他部门的信息系统。虽然联机应用已经成熟,但由于AIS的输入被动地依赖业务部门提供数据,它对管理决策的支持只能是提供事后的统计分析评价,而无法有效地进行事中控制。由于AIS采集的仅仅是那些影响组织资产、负债或所有者权益构成的经济事件的数据,对市场、竞争对手、协作方、自身的情况都了解不足,因而也就无法进行有效的事前计划。

  二、企业内的过程集成

  1.经济特点和管理要求。从20世纪70年代中后期开始,市场竞争转到如何提高T、Q、C和S

会计信息体系结构的发展

上。其含义是:T——产品的交货时间或新产品的上市时间;Q——质量;C——成本;S——售前和售后服务。企业越来越深刻地认识到:要提高企业的市场竞争力,单纯地提高某个职能部门工作的效率是远远不够的,需要业务过程中涉及到的各个职能部门紧密协同,才能从整体上提高企业的效率和效益。“整体大于部分之和”的管理思想日益受到重视。企业开始按照业务过程来设立组织结构,按照项目小组来组织人力资源。员工不再是庞大流水线上的小小螺丝钉,而是参与多个专门业务过程团队的多面手。企业通过培养员工的多种才能来避免简单重复劳动给员工带来的枯燥感,调动员工的积极性和创造性。

  2.IT技术发展状况。在这个阶段,C/S(客户/服务器)体系结构逐渐成熟。这个阶段的数据库在存储能力和数据处理能力、多用户并发控制、数据备份/恢复、数据完整性约束机制等方面都有了很大进步,这个阶段的RDMS对关系操作的支持已经比较完善,但是对数据完整性的支持仍然较差。此时,SQL语言已经成为关系数据库的标准,联机事务处理(OLTP)开始发展。联机事务处理系统(OLTP)实时地采集处理与事务相连的数据,共享数据库和其它文件的内容的变化。在联机事务处理中,事务是被立即执行的,这与批处理相反,一批事务被存储一段时间,然后再被执行。大多数批处理(例如账目交换)是在夜间进行的。0LTP的结果可以在这个数据库中立即获得,这里假设这些事务可以完成。联机事务处理以实时的方式发生。民航定票系统和银行ATM机是联机事务处理系统的例子。

  3.AIS特点。

  (1)企业内过程集成。以客户/服务器的广泛应用为契机,20世纪80年代中期开始出现以企业资源规划(ERP)为代表的企业范围的集成应用。这个阶段的信息系统除了继承早期信息系统的信息集成外,主要特点是过程集成。所谓过程集成是指利用计算机软件工具,不仅实现高效、实时地共享企业事务处理系统间的数据、资源,而且实现应用间的协同工作,将一个个孤立的应用集成起来形成一个协调的企业信息系统。

  这个阶段的AIS的系统平台是基于C/S结构的局域网系统,不仅在客户端和数据库服务器间合理分配数据和功能,而且覆盖的范围也不再局限于财会部门的局域网,而是整个企业的局域网系统。ERP系统是这个阶段AIS的代名词,它是一个信息高度集成的企业管理系统,是经过20世纪70年代的MRP和80年代的MRPⅡ发展而来的。从功能上看,MRPⅡ面向企业内部产、供、销以及财务的信息集成。ERP的核心是实现企业内部资源的优化配置,提高企业生产效率和市场响应能力,是实现企业内部供应链管理。它扩展了MRPⅡ应用的范围,它不仅包含了MRPⅡ的基本功能,还包括如客户关系管理、售后服务、项目管理、集成化的过程管理等功能。

  (2)事件驱动。所谓事件驱动,是指会计信息的采集、存储、处理、传输嵌入在业务处理系统中,或者说AIS和企业的业务执行系统融为一体,从而能够在业务发生时实时采集详细的业务、财务信息,执行处理和控制规则。

  这种类型的系统突破了资产=负债+所有者权益的模式。ERP系统并不以编制财务报表为其主要目标,而是致力于提高业务处理和控制水平,进而辅助决策。许多ERP厂商强调数据只需输入一次,便可用于生成多种视图,而传统的会计报表只是其中一种视图。ERP厂商强调他们的产品是面向过程的。这种产品能跨越部门职能领域的边界,使整个企业的数据和信息流集成变为可能。

  从这个阶段开始,AIS不再是物理上独立的系统,而是整个企业管理系统的一个有机组成部分。它嵌入在业务执行处理系统中,在业务发生时实时采集全面信息,AIS从此不仅能自行事后的统计分析评价,而且能够进行事中控制。

  三、企业间的过程集成

  1.经济特点和管理要求。进入20世纪90年代后,市场竞争主要是围绕新产品的竞争而展开。因为新产品的价格总是高于其价值的,通过竞争,价格才逐渐接近价值。一个产品失去其独占期,就意味着这个产品生命周期的结束。除了传统的对企业提供产品的低成本、高质量要求外,当今的企业生产经营需要能够适应以下的市场环境变化:市场细分、产品生命周期缩短、产品交货期缩短、产品复杂性增加、定制产品数量增加、环保要求日益增强、劳动力成本提高和工作时间缩短。

  企业不仅需要了解并改进、协调每项内部职能,还需要在客户、供应商间建立高效的协作关系。在今天的商业世界中,企业的业绩越来越受到外部世界的影响,内部成本效益达到最优的某些企业仍然可能是不成功的。因为,也许这个企业存在更能满足顾客需要的竞争对手,他们或成功地将某些业务职能外包,或与贸易伙伴建立了更好的战略联盟。企业之间的竞争实质是企业的供应链之间的竞争,是企业间过程集成的有效性和效率的竞争。

  企业间过程集成的方式随着企业间经济联系的密切和稳定程度而不断演进。例如,库存补充有多种模式。最简单的是由客户决定采购订单项目,在存货低于安全库存时发出订单。随着企业间经济联系的成熟,可能会采用vMI(Vendor Managed Inventory)模式。在vMI模式下,供应商基于最小/最大/经济订货批量模型或者销售预测来代替客户发出采购订单,管理客户的存货水平。对于更加稳定的战略性合作伙伴,可以采用CPFR(Collaborative Planning Forecasting and Replenishment)模式来进一步提高整个供应量的可见性和管理水平。在CPFR模式下,供应商和客户一起制定销售预测,并对可接受的差异达成共识。每日将客户销售点的数据与联合销售预测相比较,但差异超出允许范围时,供应商和客户都能得到通知,从而集体采取适当的行动。这种积极主动的存货管理方式要求合作伙伴间共享公用的计划、管理、执行和业绩计量信息,紧密协作,从而降低整个供应链的存货水平。

  市场环境的变化对企业生产经营提出了更高的要求,企业必须在先进的管理思想和信息技术的支持下,改进现有的生产经营管理模式和组织结构,才有可能全面实现这些目标,并在未来的市场竞争中赢得更多的份额。

  2.IT技术发展状况。进入20世纪80年代末期以来,在计算机网络领域最引人注目的就是起源于美国的internet的飞速发展,由此带来了一系列技术突破。

  (1)B/S结构。Brower/Server计算模式是一种三层结构的C/S计算,它把传统C/S模型中的服务器分解为一个应用服务器(Web服务器)和一个或多个数据服务器。在服务器端集中了所有应用逻辑。所有的开发与维护工作都可集中在服务器端。在客户机上通过直观、易于使用的浏览器来从Web服务器上获取信息。Web服务器通过HTTP建立了内部页面和各相关后端数据库的超文本链接,所以最终可以用浏览器查询所有网络服务器上的信息。

  B/S结构有以下优点:B/S技术基于开放的标准,便于实现企业间AIS的互联、协同处理;C/S结构的应用,无论是安装、配置还是升级都需要在所有的客户机上实施,而B/S技术较为低廉,一般只需安装、配置在服务器上,从而降低了开发、管理成本;在已经建立的网络基础上,用户均可自由、主动地访问信息和系统资源,易于实现对信息及应用系统的自由访问;浏览器的技术简单易用,一旦用户掌握了浏览器的用法,也就掌握了运用系统上各种信息资源的钥匙,降低了

会计信息体系结构的发展

培训成本。

  (2)工作流协同技术。此阶段出现的基于internet的信息交流技术、工作流协同技术为企业间的过程集成提供了技术实现手段。这方面的代表性产品就是Lotus Domino,它作为领先的电子协作平台,提供了多种电子协作服务,当人们需要在一起工作和共享知识时,Domino的协作功能便能够显示出它的强大威力。

  (3)数据仓库、OLAP和数据挖掘技术。数据仓库和OLAP是20世纪90年代初提出的概念,到20世纪90年代中期已经形成潮流。在美国,数据仓库已成为仅次于Internet的又一技术热点。数据仓库侧重于存储和管理面向决策主题的数据;而OLAP则侧重于数据仓库中的数据分析,并将其转换成辅助决策信息。OLAP的一个重要特点是多维数据分析,这与数据仓库的多维数据组织正好形成相互结合、相互补充的关系。OLAP技术中比较典型的应用是对多维数据的切片和切块、钻取、旋转等,它便于使用者从不同角度提取有关数据。OLAP技术还能够利用分析过程对数据进行深入分析和加工。例如,关键指标数据常常用代数方程进行处理,更复杂的分析则需要建立模型进行计算。

  20世纪90年代中期从人工智能、机器学习中发展起来的数据挖掘(Data Mining)技术,是从数据库、数据仓库中挖掘有用的知识,对知识的推理形成智能模型,以定性分析方式辅助决策的。数据挖掘技术不仅是面向特定数据库的简单检索查询调用,而且要对这些数据进行微观、中观乃至宏观的统计、分析、综合和推理,以指导实际问题的求解,企图发现事件间的相互关联,甚至利用已有的数据对未来的活动进行预测。

  3.AIS特点。随着管理要求的提高和技术的进步,AIS的目标不仅要实现企业内部的过程集成,还要实现企业间的过程集成;不仅要能建立企业现存业务流程的模型,还要包括支持企业持续改进的机制;不仅要提高事务处理的效率,还要从海量数据中提取出有效信息支持高层决策;建立和维护AIS的工作从企业内部转移到独立的软件服务商,ASP(Application Software Provider)方式逐渐发展。

  (1)企业间过程集成。对企业用户来说,电子商务包含着丰富的内涵,一方面使企业能够通过Internet把企业的业务系统和客户、供应商紧密联接起来,高效率管理企业与客户、供应商之间的关系,获得更强大的业务处理能力;另一方面,使企业能够优化内部业务处理流程,高效管理各部门内部、各部门之间的协作,获得更大的管理效益。我们知道,企业在进行重大决策时,需要一个充分交流和协作的过程,比如,企业在完成一宗B2B电子交易时,不会仅仅在网上看看货就“下单”这么简单,同样需要处理好传统商务中的各种商务关系。首先需要明确购买目标,了解与此相关的知识;其次,需要与相关的项目负责人充分讨论,决定是否购买;然后与卖方谈判、签合同;当一切都符合要求后才“下单”。电子商务就是把这些面对面的交流转移到了互联网上,而且速度更快,效率更高,竞争更激烈,由此对知识共享和协作提出了更高的要求。

  这就要求AIS不仅能够与企业内部的业务执行系统紧密融合,而且能够与企业外部的信息系统交换信息、协作处理。简单的例子是:企业内部AIS生成的采购订单能够直接进入供应商的AIS系统得到处理,采购订单的确认、交货日期安排等信息也能够直接回到本企业的AIS,企业再据此调整生产交货计划,通知客户。换句话说,同一供应链上不同企业的AIS尽管物理上分布于不同位置,但逻辑上是一个无缝联接的整体。

  由于在价值链上实现了过程集成,企业决策者能够更好地掌握市场变化,更加及时、准确、细致地了解企业内外部环境,AIS也终于能够有效地进行事前预测和计划了。只是到了这个阶段,AIS才真正具有全过程的计划、执行、控制、分析功能。

  (2)动态AIS系统。传统的ERP系统虽然是面向业务流程的系统,但由于当时软件技术的局限性,支持的业务流程模式很有限,往往把某些特定的流程和规则强加给企业。这些流程和规则虽然大都来自于大量业务实践的总结,但往往和企业的现实情况有出入。因此,ERP软件要成功地在企业中应用,往往还要经历一个相对漫长的实施过程。需要进行大量的调查建立企业现有业务模式的模型,然后在软件所能支持的业务模式和目标模式之间平衡取舍,进行企业业务流程重组(BPR),最后手工将具体的业务模式转化为ERP系统的软件配置。这导致ERP不仅实施时间长、费用高,而且难以适应企业业务模式的改变。

  竞争的加剧要求企业对自身、乃至整个供应链的业务流程进行持续改进。为了满足这个要求,AIS需要具备动态企业建模能力,适应、引导业务流程的不断改进。随着面向对象的软件开发技术的成熟、工作流协同技术的发展,AIS已经能够灵活地定义和维护业务流程、业务对象和软件组件之间的映射关系,从而支持业务流程的持续改进。

  (3)利用数据仓库、OLAP和数据挖掘技术提取决策支持信息。早期的决策支持系统主要以模型库系统为主体,通过定量分析进行辅助决策。以数据仓库和OLAP相结合建立的辅助决策系统是决策支持系统的新形式。其中数据仓库综合存储决策主题数据,OLAP进行多维数据分析,数据挖掘技术获取数据库和数据仓库中的知识,模型库组合多个模型进行辅助决策,专家系统利用知识推理进行定性分析。它们集成的综合决策支持系统,相互补充、相互依赖,发挥各自优势,实现更有效的辅助决策。

  (4)采用B/S结构,向ASP方式发展。以B/S结构的广泛应用为开端,传统的ERP开发商不再局限于向客户提供集成软件包,而是为客户提供集成、开放的e-business平台,从ISV(Independent Software Vendor)向ASP(Application SoftwareProvider)转变。mySAP.com是这方面的典型例子。mySAP.com基于开放的Internet标准构造,为企业提供一个开放、集成的e-business平台。它综合了SAP R3系统的功能、可靠性优势和e-business所要求的速度、灵活性、集成性。用户可以从单一的企业门户(Enterprise Portal)访问所有授权信息,利用商业智能工具来监督、分析、报告业务执行情况,利用各种软件工具来完成业务工作。利用myASAP.com,雇员、供应商、合作伙伴、客户能够实时协作,把多个业务合作伙伴连接到一个独立的协作中心,使合作伙伴的业务流程贯穿于整个价值链,实现了企业降低成本、增加收入、控制风险的愿望。为了便于客户低成本、快速实施mySAP.com,SAP公司提供了mySAP Hosted Solution方案,由SAP及其合作伙伴为客户实施、运行和管理mySAP.com软件和相应的硬件设备。在这种方式下,建立和维护AIS的工作由企业自身转向了专业的软件服务商。

  国内的财务软件厂商也作了积极的尝试。国内首家按照ASP模式为中小企业提供网上租用服务的伟库网,经过近半年的业务准备和业务运营,目前已经为2000家中小企业提供财务软件的租用服务,已经正式发布了包括财务、出纳、进销存、客户管理、分销管理等企业全面应用的网上租用服务。

  四、如何推进AIS体系结构的进步

  1.提高企业管理水平。企业应用信息技术只能是治病强身,而不能把信息技术当成对病入膏肓的企业的救命良药。推动AIS的进步是为了实现企业间的过程集成,达到提高企业市场竞争力的目的,决不能单纯地依赖技术进步,而要切实提高企业的管理水平。

  2.培养复合型人才。作为ERP的创造者和坚定的推动者之一的SAP全球执行董事曾彼得博士指出:“ERP是一个两维的东西,它需要既懂IT又懂业务的人才来实现”。目前国内的软件开发

会计信息体系结构的发展

人员,大都缺乏会计知识;而具备一定会计知识的人员,软件开发通常又知之甚少。因此,多数软件是根据手工处理过程设计的,既没有充分发挥计算机的优势,又没有会计的实用性,更缺乏前瞻性。所以AIS体系结构的进步需要一批高层次复合型的人才。从目前的情况看,需要一些专业院校在教学内容和目标上要有所改进,有条件的大型企业应培养自己的软件开发人员。