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公文写作公文写作与处理指南

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公文写作公文写作与处理指南

公文写作和处理指南

(2015 年 11 月修订)

第一章 公文写作

公文的概念及其语言特点

公文,即公务文书的简称,是指党政机关、团体、企事业单位用以传达、贯

彻党和国家的方针、政策,发布行政法规和规章,请示和答复问题,指导和商洽

工作,方案情况,交流经验的一种特定格式的文字材料。

在公文写作中,要准确把握公文简洁明了、开门见山,用语准确、表意分明,

表述平实、言词规范、风格庄重、修辞严谨等语言特点,最大限度地发挥公文在

公务活动中的实际作用。

1.简洁明了。由于公文属于应用文体,是根据实际需要,为了达到某个具体

的目标而写的,是作为“工具”直接用来办事的,是被动式的命题作文。因此,

实用就成为公文的出发点和落脚点,这就决定了公文应当简短而不宜过长,只要

把问题说清楚了,意图讲明白了,就能够了,决不能罗罗嗦嗦,不着边际。特别

是供上级领导阅读的公文,更要写得简明扼要,以便上级领导用最短的时间了解

发文的意图,作出相应的决策,否则很难达到预期的目的。如“为了加大煤矿安

全管理,严厉打击煤矿违法生产活动,市政府组织专家研究制定了《关于严厉打

击煤矿违法生产的有关规定》,初稿形成后,经过三次征求意见会议,形成了讨

论稿,××年×月×日,市政府常务会议讨论一致通过,当下印发给各单位,各单位

要认真组织学习,领会精神实质,把握操作标准,严格执行,今后不得再出现违

反本《规定》的行为。”(某市政府《关于印发〈关于严厉打击煤矿违法生产的有

关规定的通知〉》)

这份公文,前半部分过多地叙述了《规定》的形成过程,能够改为:“《关

于严厉打击煤矿违法生产的有关规定》,业经××年×月× 日,市政府常务会议讨论

通过,现印发给你们,请严格遵照执行。”

要做到简洁明了,就要开门见山,开宗明义。当前,公文繁琐拖沓的一个突

出的现象,就是公文开头总要罗列出一堆 “以……为指导”、“贯彻……”、“落

实……”,好象不这样写就和上级精神不一致了,如 “年初以来,以党的十六大

和十六届三中、四中、五中全会精神为指导,在《中央关于××通知》精神的鼓舞

下,在全国××工作会议和全省××工作会议的推动下,在市委、市政府的关怀下,

在局领导的具体领导下,全局上下坚持科学发展观,深入贯彻“三个代表”重要

思想,全面落实局党组提出的……”(某局的一份“工作方案”的开头)

这份“工作方案”的开头,洋洋洒洒一二百字,却全都是空话、套话,仍没

有进入公文主题。另一个突出现象就是过度的描写、论述,穿靴戴帽,画蛇添足,

枝蔓横生,削弱了对主要问题的表达力度,消耗阅读者的精力,读者也比较反感。

因此,我们在公文写作中,要有“惜字如金”的意识,能用一个字表达的不要用

俩个字,能用一句表达的不要用俩句,用最少的词句表述较多的内容。特别是要

开门见山,一落笔就要直奔主题,进入中心,抓住主要事实、主要矛盾、主要特

点、主要意义写下去,不必面面俱到。不搞花架子、不绕弯子、不兜圈子,直截

了当,简洁明确。对那些众所周知的道理、对方已经知道或不需要了解的事情、

和基本观点无直接关系的内容,在公文中都能够不写。如温家宝总理《政府工作

方案》的开篇:“当下,我代表国务院,向大会作政府工作方案,请予审议,且

请全国政协各位委员提出意见。”仅用这 36 个字开篇,简洁而且清楚明白。不仅

是在开篇上,在事物表述、总结和部署工作、提出要求等方面,国务院的《政府

工作报》都称得上是简洁明了的范文。

2.用语准确。由于公文的目的是进行公务活动,事关公务,政策性、时效性

极强,必须借助准确的语言予以表达,特别讲究遣词造句的准确恰当,切不可有

疏漏含糊之处。俗话说: “一字入公文,九牛拔不回”,也说明了遣词造句的准

确在公文中的地位是十分重要的。如“该项工程工期为一年;凡省内具备一定资

质的单位,均可参加投标;参加投标的单位,请派人持相关证件于×年×月× 日前

来报名登记,领取招标文件及施工图(收取成本费××元)。”(某地《关于××大桥

工程施工招标通告》)

在这段公文中说明了 “工期为一年”,可是没有明确起止时间;要求投标单

位要“具备一定资质”,但没有表明应具备哪一级资质;需要“相关证件”,可是

没有列出具体哪些证件;要求 “×年×月× 日前来”,不知是×年×月× 日以前 “来报

名登记”,仍是×年×月× 日 “前来报名登记”;只讲了“报名登记”时间,却没有

说明报名登记地点和受理单位。这些不准确,表意含糊的语言,不仅使投标者陷

入迷茫猜测之中,到处打听详情,而且容易使人们感觉有虚假招标的嫌疑,严重

影响了工作的顺利开展。

努力克服语言含糊现象,做到准确分明,一般来说要避免四种情况,一是避

免产生歧义。此类问题较多的出当下时间、年限、条件设定以及人物且列上,如“30

岁之上”,使人不知道是否含 “30岁”;“具有下列行为的”不能够确定构成结

果的充分条件是全部仍是其中任一项。再如“张市长和李市长的助理第一时间到

达了事故现场。”这句话至少能够理解为张市长本人和李市长的助理、张市长的

助理和李市长的助理俩个意思,这就是在人物且列中产生了歧义。二是避免含糊

不清。主要是由于在公文中使用了一些不确定性的词语,如“似无不可”、“大致

尚可”、“推测如此”等,使阅文者感到模棱俩可,无所适从,难以把握工作施行

尺度。如 “你乡《关于修建××乡招待所的请示》收悉,经县政府常务会研究,大

致同意你乡修建招待所,能够酌情修订设计标准,适当时机能够开工建设。”(某

县政府《关于修建××乡招待所的批复》)

在这段公文中,对是否批准的问题,表示 “大致同意”,使请示单位不能掌

握上级的明确态度;对设计标准问题,表示 “酌情修订”,使请示单位无法确定

应该降低标准,仍是提高标准;对工期问题,表示 “适当时机能够开工建设”,

请示单位对“适当时机”没有把握依据。类似的含糊不清的表述,既不便于对方

把握发文机关的真实意图,又容易使对方扩大想象空间,往往成为一些违规行为

的借口。因此,我们在公文写作中,要尽量避免使用不确定性的词语,而使用表

意严密确定的词语,如“十五日内”、“……及之上”等,能量化的尽可能量化。

三是避免表述的不完整。这个问题的出现多数是由于公文作者对专业业务掌握不

透,在关键的细节方面容易疏漏,导致公文表述不完整,如“针对之上事实,依

据《中国共产党纪律处分条例》,区委决定给予×××同志留党察见一年处分。”

在这份处理决定中,明确了给予“留党察见一年”的处分,可是且没有说完,

因为一年期限的起止时间没有交待明白。因此,我们在公文写作中,特别是在事

物的概念、性质界定、专业技术等方面严格使用专业规定的术语,只要多学习、

多掌握专业知识,认真对待,负起责任,就能够选用准确的术语,准确分明地反

映客观事物的本质、属性、形态以及作者的意图。

3.言词规范。公文作为公务活动的工具,是正式交际中的正规文书,因此要

特别讲究言词的规范性。规范的公文应言简意赅,让人一目了然。如果像下面这

份通知的语言,就失去了公文的上述特点。如“七·一建党 85 周年纪念日就要到

了,局党委决定,在咱们局的全体党员中评选优秀共产党员、模范党务工作者、

优秀党支部,进行表彰奖励,优秀共产党员、模范党务工作者应当是 03 年以前

入党的,各支部要快点上报推荐名单。(某局党委《关于庆祝建党 85 周年评选先、

优、模的通知》)

在这份通知中,分别使用了方言和口语:“咱们局”、“就要到了”、“03年”、

“快点”,这样的语言显得很随便,不符合公文规范严谨的特点,而且不够周密。

按照公文的规范严谨的要求,能够改为:“七·一建党 85 周年纪念日在即,局党

委决定,在全局党员中评选出优秀共产党员、模范党务工作者和优秀党支部予以

表彰奖励。优秀共产党员、模范党务工作者应当是 2003 年以前入党的,各支部

要从速上报推荐名单。”

坚持使用书面语言。书面语言来源于口头语言,但比口头语言更加规范、更

加严密、更加精炼。例如口语中常说的“起草制订”、“合乎预定的日期”、“越快

越好”、“暂时不要付印”,意思虽然清楚,可是公文中一般不使用这些,而使用“拟

订”、“如期”、“从速”、“缓印”这些书面语言。如“今年春耕时节就快到了,我

们乡里仍缺少俩万吨水稻种子,希望尽快调拨给我们,好用来满足紧急需要,能

够不能够?等待着你们迅速来信答复。”(某乡政府《关于商请调拨水稻种子的

函》)这个函的语言十分随便,不像公文。应当用书面语言改成: “春耕在即,

我乡尚缺水稻种子俩万吨,望速拨付,以应急需,可否?急盼复函”。

4.平实质朴。公文重在说事,语言平实质朴是其重要特点。公文不能乱用华

而不实、矫揉造作的词语和不必要的描写。如“当我们工作组进驻××村时,全村

的男女老少全部走出家门,夹道欢迎,热烈欢呼,处处敲锣打鼓,我们一行队伍

浩浩荡荡地来到村部……”(某县的一个驻村工作组向县委的一份工作方案)

这一段话,明显象是小说描写,见不到公文的影子。在公文中,像“全部走

出家门”、“夹道欢迎”、“热烈欢呼”、“处处敲锣打鼓”、“浩浩荡荡”等“高、大、

全、满”的词语在公文中是决不能动辄使用的。特别是对于表示程度的词语,要

根据实际情况,准确地加以运用。例如:取得的成绩,是优异的、突出的、较大

的,仍是一定的、一般的,都要分清楚;参加一项活动的人数,是全部、绝大部

分、一部分,仍是小部分、少数、个别,也都要有所区别。

再如,某单位向上级部门呈报的方案中这样写道:“××××的工期,这是板上

钉钉的事,……当下是背水一战的时候了,我们要打一场攻坚战,取得最后的胜

利。”这里面,“板上钉钉”是俗语,显得过于随意;“背水一战”、“攻坚战”、“最

后的胜利”等有过于修饰之嫌。

当然,修辞严谨,绝不是要求语言千人一面、呆板缺乏活力。公文写作中,

语言讲究朴实,平直自然,是非清楚,明白流畅,通俗易懂,但也要讲究适当的

修辞。恰到好处、恰如气氛的修辞,能够起到画龙点睛的作用,增强公文的感染

力,从而更加有效地达到预期目的。

公文的语言是规范性语言,不如文学语言创造性强,这很容易给人一种误解,

觉得公文语言掌握起来比较容易,其实不然。周恩来 1954 年 4 月 28 日在日内瓦

会议上发表的讲话中:“我们认为,美国这些侵略行动应该被制止,亚洲的和平

应该得到保证,亚洲各国的独立和主权应该得到尊重,亚洲人民的民族权利和自

由应该得到保障,对亚洲各国内政的干涉应该停止,在亚洲各国的外国军事基地

应该撤除,驻在亚洲各国的军队应该撤退,日本军国主义的复活应该防止,一切

经济封锁和限制应该取消。”这段话被多种写作教材引用,被认定为公文语言的

楷模。这段话运用了排比的修辞格,显得正义凛然、气势磅礴。从修辞角度见,

这段文字也堪称典范。其中有三组意义相近的词语:“制止、停止、防止”,“保

证、尊重、保障”,“撤除、撤退、取消”。这些词语都运用得极其精确,以第一

组为例:“制止”对应于侵略行动,“停止”对应于干涉内政,“防止”对应于日

本军国主义的复活,搭配得非常恰当。如果相互交换一下位置,意义就会产生一

定的错乱。我们能够通过这段文字来认识公文对语言的要求有多么严格。公文语

言就应该是这样炉火纯青的语言。

5.庄重权威。公文是代制发机关立言,是制发机关的观点、见法、意见、态

度的直接载体,是受文机关和人员活动的准绳,具有鲜明的政治性、极大的权威

性。公文的政治性、权威性和法定效力要求公文语言要庄重严肃。孔子曾经讲到:

“君子不重则不威”,公文写作更是如此。要体现公文在公务活动中的法定效力

和权威性,就应当注重公文语言的庄重、严肃、不失身份,反之则会使公文的功

效大打折扣。如“那些没有取得安全生产许可证、采矿许可证、煤炭生产许可证、

营业执照及矿长没有取得矿长资格证、矿长安全资格证的矿井,应实施停产整顿。”

(某市辖区《关于地方煤矿证照不全矿井实施停产整顿的紧急通知》)

这一段公文,由于使用了“那些没有取得”、“应”等态度较平和的语言,因

此没能够表达出对矿井整顿的坚决态度,如改成:“凡未取得安全生产许可证、

采矿许可证、煤炭生产许可证、营业执照及矿长没有取得矿长资格证、矿长安全

资格证的矿井,一律实施停产整顿。”这样,就能够充分体现出其效力。再如“县

政府决定租用贵行××县支行闲置办公楼。当否,请批示。”在这份商洽函中,由

于用语不当,商洽、请求之意用“县政府决定”之语表述,令对方感到不快,使

原本容易解决的问题不能顺利得以解决,若改用 “拟”“欲”则礼貌得体,有助

于推动工作。而“当否,请批示”之语表述,又把自己放到了从属地位,使协商

陷入被动。应改为“可否,请复函”。

摆正位置,做到尊重和自重。公文语言有失庄重严肃,除了有准确性、规范

性方面的问题,比较突出的表当下定位不准,用语随便失礼,不符合制发机关身

份,出现不尊重对方、不尊重自己或有影射含义的语言。再如 “请示”是下级

机关向上级机关的行文,属于上行公文,语言运用应谦恭平和,字里行间应表现

出对上级机关的尊敬。像“公司决定”、“请上级机关体恤下情”等语言就不能够

使用,因为前者既已决定何必请示,后者含有倘若上级机关不同意请求就是不体

恤下情的影射含义。公文语言一旦出现错、漏、歧义,轻则败坏机关的名誉,重

则给工作带来不可弥补的损失。当然,公文语言要达到炉火纯青的地步,不是容

易的事情,需要长期的学习和磨炼。

如何提高公文写作的整体质量

机关工作千头万绪,纷繁复杂,但事事离不开文字写作。因此,如何提高机

关公文写作水平,对每位工作人员都是一张大考卷,也是一篇用心去做的大文章。

那么,怎样提高公文写作的整体质量呢?

1. “见病开方,对症下药”——要有针对性。公文写作就是要讲针对性,就

是有的放矢,对症下药。你写的公文出发点是什么,想解决什么问题,要达到什

么效果?这些在动笔之前必须搞清楚。因为我们不是为写而写,是为解决问题行

文。你起草文件时,如果指向不明,像隔靴搔痒,很难解决实际问题。有些公文

空话连篇,“无错,也无用”,根本原因就是缺乏针对性,没有做到对症下药。

2.“给人一碗水,自己要有一桶水”——要占有材料。俗话说,“巧妇难为

无米之炊”。要提高公文写作水平,必须占有大量材料。如果自己没有丰富的知

识积累、素材积累和对实际情况的了解,要想写出高水平的公文是不可能的。材

料占有的多了,感性认识丰富了,构思时才能呼之欲出,写起来才能文顺笔从。

3. “三分写作,七分构思”——要主题先行。公文一般是命题作文,要想把

公文写好,整体构思是第一位的。公文写作的技巧就是整体构思的技巧。有的人

写的公文从头到尾都是记流水账,思路混乱、观点不明、一团乱麻。究其原因,

就是不善于构思。所谓构思,就是给公文搭 “架子”。一篇文章的主题思想是什

么,分几个问题去写,观点和材料如何搭配,上下如何衔接,左右怎样关照,首

尾如何呼应等等,都是“构思”要解决的问题。就像盖楼一样,只有搭好“框架”,

把“四梁八柱”立起来,写出来的文章才“骨”挺“肉”紧,材料和主题才能融

为一体。

4. “热写冷改,由粗到精”。——要讲究方法。“写”和“改”是文稿形成中

俩个不同的阶段,它们虽有不可分割的联系,但不能相互代替。写的时候要“趁

热打铁”,一气呵成,而不要拘泥于文字,写写改改,这样很容易打乱写作思路。

改的时候,则应采取“冷处理”的方法,平心静气,逐段逐句,仔细推敲,才能

使文稿由“粗”变“精”,达到“多一个字累赘,少一个字不行”的精确程度。

文字秘书应具备的基本知识

有的文字秘书可能文字基础非常好,但不一定能写好机关文稿,只能说具备

了写好机关文稿的条件。这是因为机关文稿有其独特的性质、特点和作用,起草

机关文稿有其独特的思维方式和写作要求,如果把握得不好、不准,即使你驾驭

文字的能力再强,文章也未必能对得上路。

机关文稿无论是领导讲话、重要文件、工作总结、调研文章等“大块头”文

章,仍是通知、批复、纪要、信息等“小块头”文章,都必然涉及方针政策、专

用术语、不同时期的任务和要求等大量具体的知识。如果缺乏这些方面的知识,

不仅材料写不下去、写不对路,仍难免说外行话,甚至仍可能说错话。

  作为专业部门的秘书人员,也许你对部门工作的相关知识烂熟于心,但你也

不能不了解其他有关方面的专门知识。因为一个部门的工作不可能孤立运行,而

要在党委、行政统一领导下,和其他各部门各单位的工作协调、配合运行。如果

各部门文秘人员不努力掌握多方面的知识,仅仅知道或者仅仅强调本部门的工作

和利益重要,写起材料来各行其是,那就有可能出现政策打架、步调不一的现象,

就会影响机关总体工作的有效运转。

  所以,作为一名称职或者基本称职的文字秘书,除了要掌握语言文字基础知

识和各种机关文稿的写作常识外,仍要重点掌握以下基本知识。

  一是理论知识。理论来源于实践又指导实践,没有正确的理论就没有正确的

实践,而理论的运用又经常且大量地出现于机关文稿中,所以文秘人员掌握理论

知识的重要性是不言而喻的。理论知识的贫乏必然造成思维的苍白,甚至带来是

非观念的模糊和政治立场的偏颇。也许有同志会说,理论都是些玄而又玄甚至使

人厌烦的大道理,我们不是搞理论的干吗要学?学了用得着吗?这话大错特错。

首先,既然你在机关从事文秘工作,理论不能不学,政治不能不讲,否则就要犯

错误;即使别人厌学、不愿学或者装模作样地学,但文秘人员非得老老实实、认

认真真地学不可。其次,说到用得着用不着的问题,关键见你怎么用。不动脑筋,

照抄照搬,当然没用;空洞说教,脱离实际,当然没用;望文生义,牵强附会,

当然没用;固守教条,缺乏创意,当然没用。我们所需要的是,通过打牢理论功

底,增强对实际问题的理性思考,学会用马列主义的立场、观点、方法观察问题

和分析问题,且以此贯穿于文稿写作之中。

  二是经济知识。经济建设是党的全部工作的中心,包括起草文稿在内的各

项工作都要围绕这个中心来进行。很难想象,一个不懂得起码经济常识的文秘人

员能够胜任本职工作。无论哪个行业的文秘人员,都必须努力学经济、懂经济。

这包括经济理论、经济发展规律、经济政策及常用名词术语等,尤其要注意学习

市场经济理论和有关知识,把握市场经济运行的规律和特点;随着知识经济时代

的到来,仍必须学习有关新理论、新概念和涉外经济知识。

  三是科技知识。科学技术是第一生产力。经济和社会发展离不开科技,因而

起草机关文稿也离不开对科技知识的掌握。要了解科技创新对于经济发展的重大

意义,了解国内外高新技术发展趋势,以适应推进科技进步、转变经济增长方式

的需要。同时要积极掌握现代化办公有关技能,使自己成为学科学、懂科学、用

科学的新型人才。

  四是领导科学知识。文秘人员虽然不是领导,但所从事的工作是直接为领导

服务的,就必须懂得一定的领导科学知识。领导科学所包含的内容很深、很广,

文秘人员不可能全部掌握,但对最基本的内容,如决策要素、决策过程和决策实

施方面的知识,驾驭全局、组织指挥、化解矛盾方面的知识,市场经济条件下如

何改进工作方法、提高领导水平方面的知识等等,都应有一定的了解。只有掌握

这些知识,才能在起草文稿中全面、准确地领会和反映领导意图,才能在决策中

当好领导的参谋助手。实际上,文秘人员天天和领导打交道,包括请示汇报、参

加会议、陪同搞调查研究等,对领导的决策过程、领导方法和工作风格等方面可

谓耳濡目染,只要你有“心”,这方面的知识不难掌握。怕就怕“不识庐山真面

目,只缘身在此山中”,不善于捕捉和积累这方面的知识,自觉不自觉地把自己

隔离于领导活动之外,仅仅从“做文章”的角度去考虑学什么和思考什么。

  除上述方面之外,仍有其他一些必须掌握的知识,各部门也仍有各自的专业

知识,这里就不一一列举了。一句话,有了这些知识,工作中就能得心应手,左

右逢源。

  世界上的知识浩如烟海,一个人的精力和时间是有限的,这就需要我们掌握

一些正确的学习方法,不断充实和更新知识。第一,根据本人的知识基础和工作

需要,采取缺什么补什么的方法,做好学习计划,选定一批必读的书目;第二,

根据难易程度和业务的关联程度,把必读书目分为粗读和通读俩大类,粗读即一

般了解,把主要的东西记住就能够了,哪怕一目十行也不要紧;通读要逐字、逐

句、逐段认真阅读,做到基本弄懂弄通;第三,在粗读、通读的同时,择定个人

的主攻领域,即“专”的方向,然后重点研读这方面的书目,即精读,且结合实

践进行思考,举一反三,加深记忆和理解,达到触类旁通、融会贯通的目的。

 

初学公文写作者尽快上路的途径

任何一个刚刚走上文字秘书岗位的人,只要他是热爱这项工作的,都想尽快

熟悉情况,尽快独立成文,甚至巴不得一下子就成为“大手笔”。这里所说的“大

手笔”是指各部门、各单位中那些才华横溢、出类拔萃的文字秘书们。他们之所

以被称为“大手笔” ,是因为:有较丰富的知识,博览群书,博学多才,古今中

外、党政财文等各方面的知识均有所涉猎,且在某一个或几个方面有较深造诣;

有较扎实的文字功底,熟悉谋篇布局、语法修辞等各种要领,通晓机关各种文稿

写作常识且能娴熟运用;有较敏锐的洞察力和较强的思维能力,能够用正确的立

场、观点、方法分析问题和处理问题,善于以文辅政,为领导出谋献策;有较高

的写作水平,不仅才思敏捷,倚马可待,而且文笔精彩,质量优良;不仅善于领

会领导意图,而且富有创造性;不仅能出色完成自身的写作任务,仍常常担任改

稿、统稿任务,发挥“龙头”作用。

不过我们不得不承认,各级机关从事文字工作的人虽然成千上万,但能够称

得上“大手笔”的人仍是不多,有的单位甚至千挑万选仍找不着一个。难怪常听

一些领导同志抱怨:找一个过硬的“笔杆子”太难了,简直比找老婆仍难!找不

着,有些领导同志只好亲自动手写稿,或者列个提纲先到会上去讲,尔后让秘书

去整理。其实,秘书们又何尝不着急呢?他们也想成为令人羡慕的“大手笔”,

但由于种种原因,总是迟迟上不了路,写出来的东西多半被领导“枪毙”掉!  

那么怎样使更多的机关文秘人员成为“大手笔”?我想,领导的重视和培养

固然十分重要,但起决定作用的仍是文秘人员自身的刻苦努力。自身不努力,领

导再重视也没用。作为文字秘书,在写作上要有“出人头地”的雄心壮志。这不

是狂妄,而是一种气概。如果自己见不起自己,自己不给自己施加压力,那就永

远也成不了“大手笔”。另外仍要掌握方法,这样就能够少走弯路,就会成熟得

快一些。具体地说,要过好“三道关”,坚持“三勤”,做到“三不”。

  

“三道关”即知情关、适应关、基础关。所谓“知情关”,就是尽快熟悉情

况,通过见书见报、阅读文件、参加会议、下基层调研等各种渠道,对本单位的

基本情况和工作运行情况有一个基本的了解,这样才能慢慢进入“角色”。所谓

“适应关”,就是尽快适应机关工作的“气候”和文秘工作的职业特性,包括工

作性质、职责范围、基本要求和有关规章制度,仍包括怎样和领导和同事相处、

怎样思考问题、怎样和基层干部和群众打交道等。这一点,对于没有从事过机关

工作和文秘工作的同志尤为重要。适应得快,工作就能很快上路;适应得慢,上

路自然也要慢一些。所谓“基础关”,指的是机关文稿写作的基本常识,包括机

关公文的种类、格式、行文规则、写作要求、处理办法等等,都要了解和掌握。

多见、多琢磨、多请教,抓住带有规律性、规范性的东西,慢慢就能熟悉了。

  

“三勤”即勤积累、勤练笔、勤比较。积累资料对于文秘人员来说实在是太

重要了,这不仅是掌握知识的重要方法,也是做好本职工作的必要手段。同样是

读书见报,有些人也许作为一种消遣,漫不经心,见过就丢,但文秘人员绝对不

能够,而要处处留心,注意积累。所谓积累,就是把学到的、见到的有价值的东

西和其他必须掌握的东西通过一定的方式(或工具)集聚起来且使之日渐增多。

积累其实就是知识的储蓄。其作用何在呢?一是备查,以防遗忘;二是引用,方

便写作;三是启发,帮助思考;四是“营养” ,充实知识。即使有些东西永远也

用不上,但由于经过记载,印象加深,实际上对你的知识功底起了潜移默化的作

用。可见,勤于积累,不仅初学写作者应该做到,就是那些已经达到炉火纯青之

境界的“大手笔”也不能忽视。因为事物是不断发展变化的,所以对知识的积累

也应是永不停止、永不满足的。文秘人员需要积累的东西包括很多方面,我认为

大致可分为五大类:一是大政方针和重要言论;二是格言、佳句;三是大事、要

事(包括历史的和现实的、国内的和国外的,本地的和外地的,物质文明领域和

精神文明领域的重大事件,重要成果和重要经验教训等);四是先进典型和经验;

五是基本情况和工作运行情况。积累的内容能够有所侧重,综合部门的要相对全

面一些,专业部门的要相对集中一些。总之怎样有利于增长知识,做好工作就怎

样积累,惟一不可取的是偷懒省事,无所用心,视积累为额外负担。有道是“读

书破万卷,下笔如有神”,我们所追求的正是“厚积而薄发”,不“厚积”则无

以“薄发”。每一个有志成才的文秘人员,都应通过学习和积累,努力使自己成

为“知识的富翁”。所谓“勤练笔”,当然是很重要的“必修课”。因为是新来

乍到,拿大稿子毕竟仍差火候,仍是要老老实实、认认真真地从写“豆腐块”、“火

柴盒”开始,比如通知、简报等,由易而难,由浅而深,反复练习,熟能生巧。

当然也能够自我加压:大稿子起草任务既然暂时仍摊不上,那就偷偷地按商定的

提纲也从头至尾写上一遍,哪怕搜肠刮肚、生拼硬凑也不要紧,毕竟是一种锻炼。

然后承担某一部分,然后独立成篇,一次不行俩次,俩次不行三次,久而久之就

摸出其中的门道了。所谓“勤比较”,就是反复研读那些质量较高的文稿,见见

人家怎么写的,设想如果自己来写会写成什么样子,从中发现自己的不足。仍有

一个好办法是,把自己起草的、被领导或“大手笔”们改过的稿子好好保存下来,

即使改得面目全非也不要紧,然后逐行逐段、逐字逐句地进行对照分析,搞清楚

人家为什么这么改,自己那样写为什么不行,从中受到启发和教益。

  “三不”即不怕失败,不固步自封,不三心二意。所谓“不怕失败”,是指

在初学写作阶段,要有一股子“初生牛犊不怕虎”的锐气和“丑媳妇不怕见公婆”

的勇气,大胆地写,刻苦地练,毫无保留地把自己的“底子”亮出来,成功了固

然好,失败了也不要紧。事实上,这个阶段往往是失败之作居多,但正是这一次

次的失败,成为一步步通向成功的阶梯。有的同志缺乏这种心理素质,好胜心太

强,太爱面子,生怕写出来通不过、遭人笑,所以写起来缩手缩脚,老半天憋不

出几行字,这样反而成问题。仍有的同志见到自己的“作品”被“枪毙”了,或

者被改得面目全非了,就垂头丧气,妄自菲薄,这种心理也是很要不得的。所谓“不

固步自封”,即不满足于一时之得、一尺之进,而要不断自我加压,朝着更高的

目标努力。有的同志刚刚摸到一些门道,就自以为了不起了,学习放松了,口气

也大起来了,甚至搞起“文人相轻”那套东西来,这种骄满情绪必然成为前进的

绊脚石。要知道,山外有山楼外有楼,强中更有强中手,更何况你才刚刚上路呢?

只有永远把成绩当作新的起跑线,才能不断有新的进步、新的突破。所谓“不三

心二意”,就是要干一行,爱一行,心无旁骛,专心致志。

写作思维能力和社会实践

思维能力和写作能力是密切相关、不可分割的。有了良好的思维能力而没有

过硬的写作能力,你能够去当领导或干点别的什么,而不能当秘书;反之,光有

过硬的写作能力而没有良好的思维能力,就不能全面、正确地认识问题和分析问

题,写作中就可能出偏差,你也不会是一个优秀的秘书。这就是说,文字秘书只

有同时具备这俩种能力,才能胜任本职。常听人说:选一个县长、局长、科长且

不难,要选一个优秀的文字秘书有时却很难很难,这话不无道理。这当然不是说

秘书比他们都高明,而是由其工作性质和特点所要求、决定的。

关于写作思维能力的问题。起草文稿的过程就是思维的过程,思维能力强仍是

弱,思维方式对头仍是不对头,直接影响着文稿的质量。比如起草讲话稿和文件,

虽然领导交代了思路和观点,虽然手头有大量的资料(或素材)可供利用,但仍

得调动自己的思维去完成,包括观点怎样阐释,素材怎样选用,形势怎样分析,

任务和要求怎样提出。也就是说,一旦进入构思和写作过程,秘书的思维活动也

就进入了一个广阔的发挥空间。在有些人见来,当秘书的似乎永远只能当秘书,

因为他天天吃饱饭就只晓得埋头搬弄文字,仍能干得了别的什么?持这种见法的

人不知道,文字正是从思维活动中“搬弄”来的,没有一定的思维能力,哪来的

文字?尤其是那些高质量的文稿,不正是反映着起草者良好的思维能力和较高的

认识水平吗?否则,领导的意图再正确,也不可能成为一篇高质量的文章。

接下来的问题就是:文字秘书应具备怎样的思维能力?我认为,除了布局谋

篇、组织文字本身所需的思维能力之外,更重要的,就是分析问题和认识问题的

能力,包括见问题的高度、深度和准确程度以及所提出的解决问题的办法是否符

合实际、科学可行等等。具体要把握以下几方面:

一是要全面、客观地见问题,防止片面性和主观随意性。不管我们喜欢不喜

欢、承认不承认,事物总是客观存在的,只有尊重客观,一切从实际出发,才能

找到解决问题的办法,才能使文稿贴近实践需求且起到指导和推动作用。假如片

面地见问题,只见到一个侧面而见不到另一个侧面,只见到有利的一面而见不到

不利的一面,就容易得出错误的结论。比如写作中常常需要分析经济形势,如果

只见到成绩而见不到问题,就会使人们滋长盲目乐观情绪,影响今后的发展;反

过来,如果只见到问题而见不到成绩,又会使人们丧失信心,同样会影响今后的

发展。只有既见到成绩又见到问题,既见到困难又见到希望,才能使人们正确认

识形势,从而以成绩为起点,化压力为动力,朝着既定的目标奋勇前进。

  二是见问题要深刻,善于透过现象见本质,防止被表面现象所迷惑。表当下

文稿写作中,就是要把话说透,把问题点准,把带有规律性和根本性的东西揭示

出来,而不能浮光掠影,流于表面。比如讲到某些干部工作作风不实,仅仅罗列“不

实”的表现是不够的,仅仅从外部环境找原因也是不够的,而要从责任心、事业

心和世界观方面抓要害、挖根源。类似这样的问题,起草文稿时经常会碰到,所

以一定要深入思考,想清楚了、想透彻了再下笔。当然,更重要的是,平常就要

注意养成这样的思维习惯,使自己的眼光多—些洞察力、穿透力。

  三是增强工作的预见性,善于把握事物发展的规律和趋势,未雨绸缪,争取

主动。凡事预则立,不预则废。这对于领导工作、文稿起草工作都十分重要。领

导讲话、工作计划、文件和献策性的调研方案都不同程度地涉及到“预”,都需

要在预测事物发展走势的基础上提出工作任务和目标。某些带战略性、长远性、

全局性的工作,更离不开科学的预测。如中原经济区建设和“气化河南”战略,

我们将面临怎样的机遇和挑战?应怎样调整和优化我们的产业结构?所有这些,

都是值得我们认真预测、分析且提出对应措施的。也许有的同志要说:预见不预

见是领导的事,我们按领导的意见写就是了,要“预见”何用?不。作为文字秘

书,理应胸怀全局,洞察大势,善于多角度、全方位地思考问题和提出见解,这

对于写好文稿、当好助手和个人成长,都是重要的和必要的。

  这里仍有一个问题需要提及,即“被动思考”和“主动思考”的关系问题。“被

动思考”这个提法不一定准确,我所指的是:文稿起草过程中的思维活动通常是

按照领导意图和一定的文章规范进行的,这当然也是秘书工作的性质所决定的,

不可能由个人海阔天空地胡思乱想。但这种“被动”且不像有些同志所理解的那

样,只能把思路死死地“框”在领导意图之内,领导说怎么写就怎么写,领导的

思路想到哪儿就写到哪儿,不敢越“雷池”半步。其实,这种“被动”当中也能

够有而且应该有“主动”,这就是说,在基本遵循领导意图的前提下,调动自己

的知识积累和思维能力进行扩展、延伸和完善,尤其在起草那些领导意图交代得

不明确、不具体的文稿时,在根据调查研究提出决策建议时,“主动思考”更显

得必需。由此又能够说,文字秘书的思维活动应该有点“不安分”的劲儿,应该

有点儿记者的敏锐、哲学家的深刻、文学家的犀利,应该开阔而不是狭窄,应该

新颖而不是守旧,应该生动活跃而不是死水一潭。

文字秘书只具备了一定的写作思维能力仍是不够的,因为起草文稿是用于解

决实际问题的,而不是就写作而写作、摆摆架子做做样子的,要解决问题就必须

切合实际,要切合实际就要懂得必要的实践知识。有些文稿之所以写得空洞无物、

脱离实际,就是因为“不出门”,不接触实际,不了解基层情况,不懂得实践所

需的基本知识,不明白基层干部和广大群众有什么想法和需求。比如讲到农业产

业化的问题,它的概念、内容和基本要求文件上、报刊上都讲得很清楚了,但你

光知道这些仍不够,仍必须从本地实际出发提出任务和要求,包括确立什么样的

主导产业、建立什么样的产品基地、龙头企业怎样建设、需要提供哪些方面的服

务等等,没有这些,哪怕你写得天花乱坠,也是一纸空文。有诗言道:“纸上得

来终觉浅,绝知此事要躬行。”说的就是不能光啃书本,仍要注重实践。书本知

识加上实践知识,才是全面的、实在的、管用的知识。

  有些同志说:我且不否认实践的重要性,但整天忙于应付材料,不是见就是

写,哪有时间和条件去参和实践呢?这就要见各人参和实践的主动性和方式方法

如何了。事实上,文字秘书参和实践和了解实践知识的机会是很多的,比如:

  ——有目的地介入某项工作,了解掌握该项工作的性质、特点及相关知识。

如,你对企业改革不太熟悉,能够到一个企业去了解改制方案如何制订和施行;

你对商品流通不太熟悉,能够去考察一个市场或一个商贸企业,甚至能够帮助推

销某个产品。总之,能够采取缺什么补什么的办法,只要多介入、多了解,也就

慢慢熟悉了。

  ——通过调查研究,既掌握第一手资料,又从中获取实践知识。调查研究的

对象本来就是俩个文明建设第一线出现的新情况、新典型、新课题,是人们各个

方面、各种形式的实践活动,成绩和不足、经验和教训、意见和建议,无不包含

着大量的知识信息,只要多留心、善捕捉,调查研究的过程也能够成为丰富实践

知识的过程。

  ——利用接近领导和参加会议的机会获取实践知识。领导者既是指挥者又是

实践者,其领导活动既来自实践又指导实践,包括某个问题怎么处理、某项重大

活动怎么组织、某项决策怎么形成等等,实际上都是一种实践,其中有很多知识

值得我们学习。另外,参加决策性的会议、部门的专业性会议和有关的研讨会、

论证会等,听领导讲话,听典型发言,包括不同意见的争论,都是掌握实践知识

的极好机会。

  ——多向专家学者和实际工作者请教,以人之长补己之短。客观上,由于文

字秘书毕竟不是直接从事改革和发展第一线的工作,主动介入实践的机会也十分

有限,因而大量的实践知识要以间接方式获得,向人请教也不失为一种有效的方

法。专家学者和实际工作者一般在一个或几个方面有较深的研究或较丰富的实践

经验,多向他们请教,哪个方面不懂就向哪个方面的行家请教,必定大受裨益。

在这里,关键是要放得下架子,甘当小学生,虚怀若谷,不懂就问,积少成多,

集腋成裘,千万不能不懂装懂,似懂非懂,自己糊弄自己。

  实践是一部无字大书,要读懂它,绝非一日之功,惟有持之以恒,锲而不舍,

方能日益长进。同时,单位领导也要从爱惜人才和培养人才出发,有意识地安排

文字秘书尽量多接触实践,包括安排他们下基层调研、随同领导参加有关活动、

和有关专业部门建立经常性联系等,使之能经常接受实践知识的辐射和熏陶,从

而开阔眼界,增长才干。

如何写请示

请示正文由请求原因、请示事项、结束语三部分组成。

1.请示原因。开头先提出为什么要请示,请示的依据是什么。请示的依据可

分理论依据和事实依据俩种。理论依据是指之上级机关的某一公文精神为依据,

事实依据是指以实际工作中的具体情况为依据。必要时,二者可结合起来,共同

组成请示原因。请示的原因既要简明扼要,使人一目了然,又要提供足够的依据,

令人信服。

2.请示事项。紧接请示原因之后,具体写出请示的具体事项。主要写遇到了

什么问题,现状如何,准备干什么,如何干,且要求上级机关在哪些方面或哪几

个具体问题上给予明确的指示,或予支持、帮助。

3.结束语。常用结束语有“妥否,请批示”等。

注意事项:

1.请示应坚持一文一事的原则。忌一文多事,以便于公文的及时处理。

2.请示的目的要明确。无论什么请示,都要做到既提出问题,又要有自己的

见法,设想或处理意见,不然的话上级机关就难以批复。

3.请示的理由要充分。请示的理由一般包括俩个部分,一是需要,二是可能。

例如,要请求列一个建设项目,就得说明对这个项目如何需要,甚至如何迫切需

要,以及该项目建成后将会带来怎样的经济效益、社会效益等。另一方面,仍要

说明上这个项目的可能性,包括地理条件、资源条件、社会条件、资金来源等。

当然,有些简单事项的请示只说明需要就能够了。

4.请示的语言要谦逊,态度要诚恳,原因要说明,不批准的后果要表达,要

让上级感到不批准就说不过去。

请示文例

关于成立XX 区环保局团委的请示

区直属机关团委:

我局近年来人员结构发生较大变化,年轻人逐年增多,截止 2004 年底全

局共有 35 岁以下年轻人201 人,其中团员 125 人。按照我局 2005—2007 年

人才储备计划,我局将利用 3 年时间从高校毕业生中每年招聘 100 名本科生或

研究生,这样,年轻人的比例仍会有较大提高。因此,团总支已不能适应形势发

展和工作需要。鉴于之上情况,我局拟成立 xx 区环保局团委,现将有关情况请

示如下:

一、团委直属我局领导,拟设科级建制。

二、团委拟设行政编制俩名,其中团委书记 l 名(正科级),团委副书记 1

名(副科级), 编制由局内调配解决。

之上请示当否,请批示。

XX 区环保局

2012 年 8 月 2 日

(联系人: 联系电话)

如何写批复

批复适用于答复下级请示事项。

批复的正文一般由批复引语、批复内容、结束语三部分组成。

1.批复引语。先引述来文,包括来文的日期、标题、字号,必要时仍要简述

来文的请示事项。

2.批复内容。应针对请示事项表明同意和否的态度,有时仍应阐明同意或不

同意的理由。

3.结尾用语。一般只写“此复”或“特此批复”。也可不用这种结束语。

注意事项:

1.批复要及时。下级的请示事项,无论是否批准,都应及时批复。如不能批

准或不能马上批准,在批复中讲明理由即可,不能一味拖延。

2.态度要明确。批复中的观点必须明确无误,同意就是同意,不同意就是不

同意,缓办就是缓办,绝不能含糊其辞,模棱俩可,让人不得要领。

3.针对性要强。批复必须紧紧围绕请示事项,不能无的放矢、答非所问、答

非所求,也不能只答复请示中的一部分,而对另一部分不予表态,使下级无所适

从。

4.篇幅要短小。批复应开门见山、直截了当,切忌长篇大论、枝节横生。

5.措辞要准确。批复用词应字斟句酌,防止发生歧义、贻误工作。切忌使用“酌

情办理”、“最好去做”之类的词语。

批复文例

国务院关于同意设立“科技活动周”的批复

科技部:

你部《关于拟由国务院决定设立 “科技活动周”的请示》(国科发政字

〔2000〕514 号)收悉。同意自 2001 年起,每年 5 月的第三周为“科技活动周”,

在全国开展群众性科学技术活动。具体工作由你部商有关部门组织实施。

国务院

2001 年 10 月 31 日

如何写方案

方案,是向上级机关汇报工作、反映情况,提出建议时使用的上行文。方案

从内容上可分为工作方案、调查方案等,其中工作方案是最常用的公文。

1.工作方案的写法。这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、

提出工作意见的方案。这类方案是方案中应用最为广泛的一种。它的正文,一般

包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后意见等几部分。格式上,

每一部分可标出序数分项写,或列出小标题来写。

2.调查方案的写法。在调查研究,获取大量材料数据的基础上,能够着手写

调查方案。

调查方案重在事实清楚,说明充分,观点突出,对策有效。

调查方案一般分为前言、正文、结语三部分。

前言。包括的内容:一是说明调查的缘起和目的—调查什么,解决什么问题;

二是说明调查的对象和范围;三是调查的经过—时间、地点、过程等。

正文。可分为横式结构和纵式结构俩种:

一是横式结构,将内容概括为若干平列的部分,分别说明和阐述。二是纵式

结构,将内容按事情发展的顺序或内部逻辑关系进行组织,前面的内容是后面的

前提和条件,后面的内容是前面的发展和结果,次序不能颠倒。

结语。能够是前面内容的概括和补充,也能够是对策和建议。文字可长可短,

但要提供有实际价值的东西。

3.请示和方案的区别。请示的结构是先说明请示原因,在此基础上引出请示

的具体事项,最后是请示的结束语。方案的结构一般是先概括汇报基本情况,然

后汇报主要成绩、经验、教训、存在问题,且针对存在的问题,汇报今后的打算

和安排等。要特别注意的是,方案中不能夹带请示事项,而请示中能够有方案的

成分。如果方案中涉及请示事项,应单独挑出来,另外用请示行文。但请示中的

请示原因部分,实际上就是对有关情况的方案,如果不在请示的开头部分把面临

的困难和问题方案清楚,后面的请示事项就显得没有理由和前提,被批准的可能

性就不大,所以说请示中能够有也应该有方案的成分。请示上级必须给予批复,

而方案一般不予批复。

如何写通知

在实际工作中,通知的功能是最为丰富的。它能够用来布置工作、传达指示、

晓谕事项、发布规章、转发文件、任免干部等等,使用频率最高的是通知,但出

错最多的也是通知。通知的种类很多,写法各异。根据通知的构成要素和作用,

能够把它分为载体型通知和实体型通知。载体型通知是指那些只起运载和认定作

用的通知,如转发、印发通知。载体型之外的通知都是实体型通知,即不是充当

载体,而是有实际内容的通知,如指示性通知、事务性通知等。

1.印发类通知写法(略)。

印发类通知文例

国务院办公厅关于印发国家职业病防治规划(2009-2015 年)的通知

各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构:

《国家职业病防治规划(2009-2015 年)》已经国务院同意,现印发给你们,

请认真贯彻执行。

国务院办公厅

2009 年 5 月 21 日

2.指示性通知的写法。由于指示性通知是对某项工作所作出的指示和安排,

故写作时必须符合这项工作当时的实际情况,做到切实可行,有针对性,语言准

确精炼,文字通顺达意,让下级机关一见就知道要求他们解决什么问题,为什么

要解决这些问题以及采取什么样的措施解决问题。

其正文主要包括发出通知的缘由、通知事项、要求三部分。缘由和根据在正

文开头一段话中写出,相当于新闻报道的 “导语”,一般通过摆情况、讲背景,

说明为什么要做某件事,或者简要作形势分析,肯定工作中的成绩及存在的问题,

点明发通知的指导思想。这部分文字要求简短明确,且用“现将有关事项通知如

下”、“现作如下通知”或“特通知如下”等启承语承上启下。通知事项是通知的

主体部分,即交代指示的具体意见。这部分的写法多采用分条列项式,具体地提

要求,讲措施;有的将措施和要求分开写,通过段落分出层次;有的在文件的开

头简单交代要办什么事情,然后,把办这件事的意义、要求、措施等分项陈述。

指示性通知文例 1

中共中央办公厅国务院办公厅关于严禁党政机关到风景名胜区开会的通知

各省、自治区、直辖市党委和人民政府,中央和国家机关各部委,军委总政治部,

各人民团体:

为了贯彻《中共中央、国务院关于党政机关厉行节约制止奢侈浪费行为的若

干规定》(中发〔1997〕13 号),有效制止以开会为名游山玩水的不正之风,经

党中央、国务院领导同志同意,特作如下通知: 各级党政机关一律不准到庐山、

黄山、峨眉山、普陀山、九华山、五台山、武夷山、九寨沟、张家界、黄果树瀑

布、西双版纳和三亚热带海滨 12 个风景名胜区召开会议,一律不准借在其他地

方召开会议之机到上述 12 个风景名胜区旅游。除上述 12 个风景名胜区外,各级

党政机关召开的会议也不准用公款组织和会人员到会议所在市、县的行政区域以

外的其他风景名胜区旅游。地方各级党政机关的会议一律在本行政区域内召开,

不得到其他地区召开。

 对上述通知的执行情况,各级纪检监察机关负责监督检

查。凡违反规定的,发现一起查处一起,对会议主办单位负直接责任的主管人员

和其他直接责任人员给予党纪或政纪处分。工会、共